Google Drive: guía para dejar de compartir archivos

Google Drive se ha convertido en una de las plataformas más populares para almacenar y compartir archivos en línea. Sin embargo, puede haber momentos en los que necesites dejar de compartir un archivo o carpeta con ciertas personas por diversas razones, como la seguridad de la información o simplemente porque el acceso ya no es necesario. En este artículo, te guiaremos a través del proceso paso a paso.

Entender el compartimiento de archivos en Google Drive

¿Qué significa compartir archivos ?

Compartir archivos en Google Drive significa dar acceso a otras personas para que puedan ver, descargar, comentar o incluso editar tus archivos o carpetas. Puedes compartirlos con cualquier persona que tenga un correo electrónico, independientemente de si tienen una cuenta de Google.

Niveles de acceso al compartir

Cuando compartes un archivo o carpeta en Google Drive, puedes asignar diferentes niveles de acceso:

• Lector: pueden ver y descargar el archivo, pero no pueden hacer cambios ni agregar comentarios.
• Comentador: pueden ver, descargar y agregar comentarios al archivo, pero no pueden hacer cambios.
• Editor: pueden hacer todo lo anterior además de realizar modificaciones en el archivo.

Después de entender cómo funciona el compartimiento de archivos, nuestro siguiente paso será aprender cómo gestionar las autorizaciones.

Gestionar las autorizaciones: modificar o revocar el acceso

Cómo cambiar los niveles de acceso

Puedes cambiar fácilmente los niveles de acceso siguiendo estos pasos :

1. Busca el archivo o carpeta que deseas modificar en Google Drive.
2. Abre o selecciona el archivo.
3. Haz clic en « Compartir » o « Compartir. Copiar el enlace ».
4. Bajo « Acceso general », haz clic en la flecha hacia abajo.
5. Selecciona el nivel de acceso que deseas otorgar.
6. Haz clic en « OK ».

Cómo dejar de compartir un archivo

Para dejar de compartir un archivo por completo, sigue estos pasos :

1. Junto al nombre del archivo, haz clic en « Más ».
2. Presiona « Gestionar acceso ».
3. Mira la lista de personas que tienen acceso al archivo.
4. Pulsa junto a la persona con la que no deseas compartir y selecciona « Eliminar ».

Ahora que ya sabes cómo gestionar las autorizaciones, vamos a explorar cómo transferir la propiedad de los archivos.

Transferir la propiedad de los archivos en Google Workspace

¿Por qué y cuándo deberías transferir la propiedad ?

En algunos casos, es posible que necesites transferir la propiedad de un archivo. Esto puede ser útil si el propietario original deja tu organización o cambia de función dentro de la empresa. Al hacerlo, aseguras que los archivos importantes no se pierdan ni se eliminen inadvertidamente.

Cómo transferir la propiedad de un archivo

Sigue estos pasos para cambiar el propietario del archivo:

1. Haz clic con el botón derecho en el archivo que deseas transferir.
2. Selecciona « Compartir ».
3. Escribe la dirección de correo electrónico de la nueva persona propietaria y otorga los permisos de edición.
4. Haz clic en « Hecho » para guardar los cambios.

Además de transferir la propiedad, también debes saber cómo evitar compartir en diferentes dispositivos. Veamos cómo hacerlo.

Finalizar el compartimiento en diferentes dispositivos

Desactivar el compartimiento en dispositivos móviles

Al igual que puedes gestionar el compartimiento desde tu computadora, también puedes hacerlo desde tus dispositivos móviles. Simplemente sigue los mismos pasos descritos anteriormente para cambiar los niveles de acceso o dejar de compartir un archivo. Recuerda siempre comprobar todos tus dispositivos para asegurarte de que has detenido completamente el compartimiento.

Desactivar sincronización automática

Para evitar que se compartan archivos sin intención, puedes desactivar la sincronización automática. Esto significa que tus archivos no se cargarán automáticamente a Google Drive hasta que tú decidas hacerlo manualmente.

A continuación, analizaremos algunos escenarios comunes donde podrías necesitar eliminar el compartimiento en Drive.

Escenarios comunes de eliminación del compartimiento en Drive

Cuando se comparte información confidencial accidentalmente

Todos cometemos errores. Podrías haber compartido por error un documento con información confidencial. En ese caso, es fundamental que retires el acceso lo antes posible para evitar la difusión de información sensible.

Cuando un colaborador deja la empresa

Si un empleado abandona tu organización, es una buena práctica retirar su acceso a todos los documentos compartidos para mantener segura la información interna de la empresa.

Sin embargo, dejar de compartir no es suficiente para mantener tus archivos seguros. También necesitas seguir algunas prácticas recomendadas en términos de privacidad.

Asegurar tus archivos: prácticas recomendadas en materia de privacidad

Limitar el acceso a tus archivos

No todos necesitan tener acceso a todo. Limita los permisos según las responsabilidades y roles específicos dentro de tu organización. Esto ayuda a minimizar el riesgo de exposición accidental de información.

Comprobar regularmente quién tiene acceso a qué

Es útil realizar chequeos regulares para asegurarte de que solo las personas correctas tienen acceso a los archivos correctos. Si encuentras que alguien tiene acceso que no debería tener, puedes revocarlo rápidamente.

Además de estas buenas prácticas, hay otras herramientas y trucos que pueden ayudarte a optimizar tu uso del almacenamiento en la nube con Google Drive.

Optimización del Cloud: herramientas y trucos para Google Drive

Mantén ordenados tus archivos

Organiza tus archivos en carpetas con nombres claros y descriptivos. No solo te ayudará a encontrarlos más facilmente sino también te permitirá compartirlos de manera más eficiente.

Usa la función de búsqueda

Google Drive tiene una potente función de búsqueda. Utilízala para localizar tus documentos rápidamente en lugar de desplazarte manualmente a través de todas las carpetas y archivos.

Por último, google ofrece varias fuentes adicionales para ayudarte a gestionar los archivos compartidos.

Ayuda y recursos adicionales para la gestión de archivos compartidos

Centro de Ayuda de Google Drive

El Centro de Ayuda de Google Drive es un buen lugar para comenzar si tienes alguna pregunta o te encuentras con algún problema. Puedes encontrar guías detalladas sobre prácticamente todos los aspectos del uso de Google Drive.

Foro De Ayuda De Google

Otra gran fuente de información son los foros de ayuda. Aquí puedes encontrar soluciones a problemas comunes proporcionados tanto por el equipo de Google como por otros usuarios experimentados.

No hay dudas que Google Drive es una herramienta poderosa, pero como cualquier otra plataforma, requiere cierto grado de manejo y comprensión para ser utilizada con seguridad y eficacia. Si sigues los consejos y estrategias proporcionadas en este artículo, estarás bien preparado para controlar quién tiene acceso a tus archivos y proteger tu información importante. Recuerda siempre: tu seguridad en línea es tan buena como las medidas que tomes para protegerla.